【運用コスト削減】デジタルサイネージを担当者1人でも回せる体制の作り方

デジタルサイネージを導入したものの、「思ったより毎月コストがかかる」「日々の更新作業が負担」などでお悩みの担当者も多いのではないでしょうか？
せっかくデジタルサイネージを設置しても、コンテンツが古いままで更新されなかったり、維持費ばかりが膨らんでしまっては意味がありません。

今回の記事では、デジタルサイネージの運用コストを下げる方法の一つ、1人での運用を実現するための体制づくりを解説します。

運用コストがかかりやすいパターン

まずは、運用コストが高いと感じる企業や店舗で、よくあるパターンを紹介します。該当する部分がないか、チェックしてみてください。

更新のたびにゼロからデザインを作っている

デザインの専門家でない担当者が、毎回イチからバナーや動画を作る場合です。
PowerPointや慣れない画像編集ツールでレイアウトを考えるだけで、数時間があっという間に消えてしまいます。
その結果、本来の企画や接客に使うべき時間が奪われ、更新作業が「苦痛な業務」になる可能性も考えられます。

トラブル対応が自分一人に集中している

「画面が映らない」「音声が出ない」などのトラブルを、頼れる窓口なしで一人で対応する場合です。
配線の確認やマニュアルの読み込みなど、専門知識がないまま対応する作業は大きなストレスになりかねません。
特に忙しい時間帯にトラブルが生じれば、接客や店舗運営にも支障が出てしまい、顧客満足度の低下にもつながってしまいます。

担当者1人でデジタルサイネージを運用する体制作り

現状、2人以上の担当者を設置している場合、1人に絞ることで人的コストの削減につなげられます。
ここでは、デジタルサイネージの担当者を1人にしても、無理なく運用できる体制づくりをみていきましょう。

CMSを導入する

クラウド型のCMS（コンテンツマネジメントシステム）を導入すれば、事務所のパソコン1台から複数拠点のデジタルサイネージを一括で更新できるようになります。
そのため、更新のたびにUSBを持って移動する必要がなくなり、更新作業の時間は数分で完結します。
通信費はかかりますが、削減できる移動コスト・人件費と比べれば、費用対効果を高めることが可能になります。

コンテンツのテンプレートを作っておく

毎回ゼロから制作する必要がなくなるよう、コンテンツをテンプレート化しておきましょう。
ベースとなるブランド動画は年単位で使い回すこともできるため、キャンペーン情報や日付だけを差し替えるテンプレートを用意しておけば、更新作業はテキストを書き換えるだけでOKになります。
制作工数を大幅に削減できるだけでなく、コンテンツの品質安定にもつながります。

トラブル対応をベンダーに委ねる

機器のトラブルや不具合が起きたとき、すぐに相談できる窓口があるかどうかは運用負担を大きく左右します。ベンダーと保守契約を結んでおくことで、担当者が専門外の対応に追われる状況を防げます。

何かあればすぐにプロに相談できることで修理コストが抑えられるケースもあり、長期の運用であれば、必ず検討しておきたいポイントです。
以下の記事では、人的リソース以外の運用コストの削減方法を紹介しています。あわせてご覧ください。

関連記事>>デジタルサイネージの運用コストを削減する方法5つ

まとめ

デジタルサイネージを運用するには、ある程度のコストがかかります。
とはいえ、今回紹介したように工夫次第でコスト削減につながる方法は複数あるため、効率化できる部分を見つけて改善してみましょう。
LEDビジョン大阪では、機器の提案だけでなく、「誰が・いつ・どのように運用するか」という体制設計の段階からサポートしています。
デジタルサイネージの運用コストや作業負担で悩んでいる方、これから導入を検討している方は、ぜひLEDビジョン大阪にご相談ください。

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